Die Microsoft-365-Preiserhöhung zum 1. Juli 2026 betrifft alle kommerziellen Pläne — mit bis zu 25 % Aufschlag für Einstiegslizenzen, aber auch neuen Sicherheits- und KI-Funktionen im Gegenzug.
Alle Preisänderungen im Überblick
Microsoft hat die Preiserhöhungen im Januar 2026 offiziell angekündigt. Die neuen Preise gelten ab dem 1. Juli 2026 für alle Neuabschlüsse und Verlängerungen. Bestehende Jahresverträge laufen zum vereinbarten Preis aus — die Erhöhung greift erst bei der nächsten Verlängerung. Die folgenden Preise beziehen sich auf die monatliche Abrechnung pro Benutzer in Euro (DE-Listenpreise, netto).
- Microsoft 365 Business Basic: Von 5,60 € auf 7,00 € pro Benutzer/Monat — ein Anstieg von 25 %. Dies ist die stärkste Erhöhung im gesamten Portfolio. Enthalten sind weiterhin Exchange Online, Teams, OneDrive (1 TB) und die Web-Apps. Neu hinzu kommen Copilot Chat und Defender for Office 365 Plan 1.
- Microsoft 365 Business Standard: Von 11,70 € auf 13,10 € pro Benutzer/Monat — ein Anstieg von 12 %. Enthält zusätzlich die Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Bookings und erweiterte Teams-Funktionen. Copilot Chat und Defender P1 kommen hinzu.
- Microsoft 365 Business Premium: Von 20,60 € auf 22,90 € pro Benutzer/Monat — ein Anstieg von 11 %. Business Premium enthielt bereits Defender for Office 365 Plan 1, Intune und Azure AD Premium P1. Der Preisaufschlag spiegelt die Integration von Copilot Chat und erweiterte Intune-Funktionen wider.
- Microsoft 365 E3: Von 35,30 € auf 38,80 € pro Benutzer/Monat — ein Anstieg von 9,8 %. Für Unternehmen, die bisher Defender for Office 365 Plan 1 separat lizenziert haben (ca. 1,90 €/Benutzer), relativiert sich die Erhöhung, da dieses Add-on nun im Grundpreis enthalten ist.
- Microsoft 365 E5: Von 54,20 € auf 59,00 € pro Benutzer/Monat — ein Anstieg von 8,8 %. E5 enthielt bereits den umfangreichsten Sicherheits-Stack (Defender for Office P2, Defender for Endpoint P2, Sentinel-Credits). Die Erhöhung ist prozentual am geringsten, da Copilot Chat den einzigen Neuzugang darstellt.
Neue Funktionen inklusive
Microsoft begründet die Preiserhöhung mit der Integration neuer Funktionen, die bisher separat lizenziert werden mussten oder als eigenständige Produkte angeboten wurden. Die wichtigsten Neuzugänge im Überblick.
- Copilot Chat (ehemals Microsoft 365 Chat): Die KI-gestützte Chatfunktion auf Basis von GPT-4o wird in alle kommerziellen Pläne integriert. Copilot Chat ermöglicht natürlichsprachige Abfragen über E-Mails, Kalender, Dateien und Teams-Nachrichten hinweg. Wichtig: Dies ist nicht das vollständige Microsoft 365 Copilot (28,10 €/Benutzer/Monat), sondern eine eingeschränkte Variante ohne die tiefen Integrationen in Word, Excel und PowerPoint. Die Vollversion bleibt ein separates Add-on.
- Defender for Office 365 Plan 1: Bisher ein separates Add-on für ca. 1,90 €/Benutzer/Monat, wird Defender P1 nun in alle Business- und E3-Pläne integriert. Enthalten sind Safe Attachments (Echtzeit-Sandbox-Analyse von E-Mail-Anhängen), Safe Links (URL-Rewriting und Echtzeit-Überprüfung bei Klick), Anti-Phishing-Policies mit Impersonation Protection und Real-time Reports zur Bedrohungsanalyse.
- URL-Prüfung in Teams und Office-Apps: Die Safe-Links-Technologie wird auf Teams-Nachrichten, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente ausgeweitet. Bisher wurden Links nur in E-Mails geprüft — ab Juli 2026 werden potenziell schädliche URLs auch in Teams-Chats und geteilten Dokumenten in Echtzeit blockiert.
- Erweiterte Intune-Funktionen: Für Business Premium und E3/E5 kommen neue Geräteverwaltungsfunktionen hinzu, darunter verbessertes Application Management (App-Installation und -Updates über Intune ohne Co-Management), erweiterte Compliance-Policies und eine neue Firmware-Update-Verwaltung für Surface-Geräte und ausgewählte OEM-Hardware.
Auswirkungen auf den Mittelstand
Für mittelständische Unternehmen bedeutet die Preiserhöhung einen spürbaren Anstieg der IT-Kosten. Die konkreten Auswirkungen hängen von der aktuellen Lizenzierung, der Unternehmenssgröße und den genutzten Plänen ab. Einige Rechenbeispiele verdeutlichen die Größenordnung.
- Beispiel KMU mit 50 Mitarbeitern auf Business Standard: Monatliche Mehrkosten: 50 × 1,40 € = 70 €/Monat bzw. 840 €/Jahr. Klingt überschaubar, summiert sich aber über die typische 3-Jahres-Planungsperiode auf 2.520 €.
- Beispiel Mittelstand mit 200 Mitarbeitern auf E3: Monatliche Mehrkosten: 200 × 3,50 € = 700 €/Monat bzw. 8.400 €/Jahr. Allerdings: Wer bisher Defender for Office 365 P1 separat lizenziert hat (200 × 1,90 € = 380 €/Monat), spart dieses Add-on ein. Netto-Mehrkosten dann: 320 €/Monat bzw. 3.840 €/Jahr.
- Strategie: Frühzeitige Verlängerung: Wer seinen Jahresvertrag vor dem 1. Juli 2026 verlängert, sichert sich die aktuellen Preise für weitere 12 Monate. Bei einem Unternehmen mit 200 E3-Lizenzen spart eine frühzeitige Verlängerung effektiv 8.400 € im Verlängerungsjahr. Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Microsoft-Partner oder CSP-Reseller über die Möglichkeiten.
- Lizenzüberprüfung als Chance: Jede Preiserhöhung ist ein guter Anlass, das Lizenzportfolio zu optimieren. Erfahrungsgemäß nutzen 20–30 % der lizenzierten Benutzer in KMU-Umgebungen nicht alle Funktionen ihres Plans: Mitarbeiter mit Business-Standard-Lizenz, die nur E-Mail und Teams nutzen, können auf Business Basic heruntergestuft werden. Ebenso können geteilte Postfächer (Shared Mailboxes) oft lizenzkostenfrei betrieben werden.
Handlungsempfehlungen
Um die Auswirkungen der Preiserhöhung zu minimieren und gleichzeitig von den neuen Funktionen zu profitieren, empfehlen wir folgende Maßnahmen — idealerweise vor dem 1. Juli 2026.
- Verträge vor dem 1. Juli verlängern: Prüfen Sie mit Ihrem CSP-Partner, ob eine vorzeitige Verlängerung Ihrer Jahreslizenzen möglich ist. Die meisten Partner erlauben eine Verlängerung bis zu 60 Tage vor Ablauf. Auch eine Umstellung auf Jahresvorauszahlung (Annual Commitment) kann zusätzliche Rabatte sichern.
- Lizenzportfolio auditieren: Erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller zugewiesenen Lizenzen und deren tatsächlicher Nutzung. Nutzen Sie den Microsoft 365 Admin Center Usage Report oder Azure AD Sign-in Logs, um inaktive Benutzer und ungenutzte Lizenzen zu identifizieren. Typische Einsparpotenziale: F1-Lizenzen für Frontline-Worker statt Business Basic, Shared Mailboxes statt lizenzierter Postfächer, Deaktivierung von Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter.
- Defender-P1-Add-ons entfernen: Wenn Sie bisher Defender for Office 365 Plan 1 als separates Add-on lizenziert haben, können Sie dieses ab dem 1. Juli streichen — die Funktion ist dann im Grundplan enthalten. Stellen Sie sicher, dass die bestehenden Policies (Safe Attachments, Safe Links) nach der Umstellung aktiv bleiben.
- E3 statt Business Premium prüfen: Mit der Preiserhöhung nähern sich Business Premium (22,90 €) und E3 (38,80 €) zwar nicht preislich an, aber E3 bietet deutlich mehr: unbegrenzte Exchange-Archivierung, Information Protection P1, eDiscovery und erweiterte Compliance-Funktionen. Für Unternehmen, die unter NIS2 oder branchenspezifische Regulierung fallen, kann sich der Aufpreis durch die integrierten Compliance-Tools schnell rechnen.
- Copilot Chat evaluieren: Nutzen Sie die neue Copilot-Chat-Funktion ab Juli als Testlauf für KI-gestützte Produktivität. Sammeln Sie Erfahrungen und Nutzungsdaten, bevor Sie über ein Upgrade auf die Copilot-Vollversion (28,10 €/Benutzer/Monat) entscheiden. Erfahrungsgemäß profitieren zunächst Vertrieb, Marketing und Management am stärksten von Copilot.
Lizenzkosten optimieren — vor der Preiserhöhung
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